6 SERIE DOCUMENTAL

•  LA SERIE DOCUMENTAL 

El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o por personas jurídicas, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor.

La serie documental está integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada. 

• Ordenes de pago
•  Boletines diarios de caja y bancos  
• Cuentas corrientes 
•  Libros de Tesorería 
•  Declaraciones tributarias 

• Series con unidades documentales simples 

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales

Pasos metodológicos para su ordenación

•  Análisis de las características formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie documental.  

•  Selección del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que convenga de acuerdo con las características de la serie.  
•  Aplicación del sistema de ordenación acordado.  
•  Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación.  
•  Filiación de los documentos en cada unidad de conservación.  
•  Identificación de cada una de las unidades de conservación.  

•  Series con unidades documentales complejas 

Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. 

•  Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico.  
•  Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.  
•  Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.  
•  Aplicación del sistema de ordenación de la serie.  
•  Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.  
•  Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.  
•  Filiación de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.  
•  Identificación de las diferentes unidades de conservación.