5 SISTEMA DE ORDENACIÓN

•  SISTEMAS DE ORDENACIÓN 

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos onomásticos 

Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada una de ellas.

• Sistemas de ordenación numéricos 

Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.   

-ENERGÍA                                                                           -  ACUEDUCTO   

Cuenta Interna No. 0464304-4                                  Cuenta Interna No. 00927824

Cuenta Interna No. 0464305-4                                  Cuenta Interna No. 00927825                           Cuenta Interna No. 0464306-4                                  Cuenta Interna No. 00927826

• Sistemas de ordenación cronológico

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada,  teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.    

•  2002, 02, 28 
•  2002, 03, 01 
•  2002, 03, 02  
•  2002, 03, 03  

• Sistemas de ordenación alfabéticos 

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.  

•  ACOSTA LOPEZ, Andrés 
• CASCASTE PEREZ, José  
• CHAPARRO MEJÍA, María 
•  ECHEVERRI ARANGO, Pedro  
• LOPEZ GOMEZ, Javier  
• MARTINEZ, Jose

• Sistemas de ordenación toponimico

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares.  Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre  teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas. 

 Amazonas 

1.  Arauca  
2.  Boyacá   
3. Cauca   
4. Cesar  
5. Guajira  
6.  Putumayo   
7. Valle del Cauca 

1. Sistemas de ordenación mixtos 

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.  En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados

• 2000 MARTINEZ  DURAN,  Jorge  
• 2001 MONROY  LOPEZ,  Susana   
•  2001 TORRES  GODOY,  Guillermo