3 PRINCIPIO DE ORDEN

3... EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite. Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a diferentes lugares. De todas maneras, los documentos se producen uno después de otro.  

El respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfacción de una gestión. Es la relación causa-efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por último, uno más que concluye.  

 Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar las siguientes:  

•  Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.  
•  Ausencia de manuales de procedimientos.  
•  Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión es el que indica (y obliga) el orden debido.  
•  Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en que momento se encuentra.  
•  Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan series facticias), como también a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).  
•  Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).  
•  Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisión de copias)   
•  Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos. 
•  Falta de herramientas de control tales como Inventarios, Tablas de Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD).  
•  Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación.  
•  Organización de archivos basada en la identificación física de unidades de conservación (carpetas).