8 FOLIACION

•  FOLIACIÓN 

Las series constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto responden a secuencias resultado de trámites ya sean de carácter administrativo o técnico, que deben ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación.  Dicho procedimiento debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación que integran una serie documental, sean simples o complejas, estén perfectamente ordenadas.  

Los documentos al interior de la unidad de conservación se ordenan cronológicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente. 

 la foliación de la segunda será continuación  de la primera, si por ejemplo, un Contrato de la Obra X, está contenido en dos unidades de conservación y el último folio de la primera terminó en 200, la segunda carpeta iniciará con el folio 201. La foliación con el número 1 en cada unidad de conservación, rompe con el concepto de expediente y favorece el retiro o ingreso indebido de 

Cuando los expedientes tienen anexos unidos a los documentos principales,  deben numerarse consecutivamente respecto de los demás documentos que lo integran, es decir no debe hacerse ninguna diferenciación entre unos y otros. Sin embargo cuando se registren anexos tales como planos, mapas, fotografías, impresos (periódicos, revistas), etc, éstos deberán foliarse en el orden consecutivo que les corresponda y separarse de la unidad de conservación de donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen

La foliación es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales. La foliación consolida la ordenación. Es también constitutiva del Inventario Único Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico). 

7 EXPEDIENTE

• El Expediente 

El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites.  Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente.  El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe, y debe ser conservado en su integridad.  

 Entre dichos expedientes podemos mencionar:  una Historia Laboral, una Historia Clínica, una Investigación disciplinaria, un Derecho de Petición, un Programa de Capacitación, un Plan Anual de Caja, etc., entre otros.  

• Ordenación del expediente

El expediente debe ser ordenado siguiendo los pasos que se han dado durante su trámite; el primer documento será aquel que le ha dado origen, bien sea a través de una solicitud o un trámite de oficio, posteriormente se irán añadiendo los documentos que según el orden y uso se vayan produciendo hasta el que concluye el trámite, lo cual es imprescindible para que el expediente tenga una disposición coherente, de manera que pueda reconstruirse el asunto de que trata. 

Lo que se ha hecho por costumbre y podría decirse que por tradición, pero que no debe hacerse, es abrir una unidad de conservación con la correspondencia que llega (correspondencia recibida) y otra unidad de conservación, con las respuestas a dicha correspondencia (correspondencia despachada).  

Correspondencia 

6 SERIE DOCUMENTAL

•  LA SERIE DOCUMENTAL 

El documento de archivo nace como producto del desarrollo de actividades o funciones llevadas a cabo por personas naturales o por personas jurídicas, es decir, que son el testimonio material de las funciones que lleva a cabo su productor.

La serie documental está integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada. 

• Ordenes de pago
•  Boletines diarios de caja y bancos  
• Cuentas corrientes 
•  Libros de Tesorería 
•  Declaraciones tributarias 

• Series con unidades documentales simples 

Son series conformadas por unidades documentales simples (tipos documentales), donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de la misma serie. Estas son suficientes en sí mismas en cuanto a contenido, aunque comparten entre sí los mismos rasgos estructurales o formales

Pasos metodológicos para su ordenación

•  Análisis de las características formales de las unidades documentales para comprobar su pertenencia a la serie documental.  

•  Selección del sistema de ordenación: numérico simple o numérico-cronológico que convenga de acuerdo con las características de la serie.  
•  Aplicación del sistema de ordenación acordado.  
•  Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación.  
•  Filiación de los documentos en cada unidad de conservación.  
•  Identificación de cada una de las unidades de conservación.  

•  Series con unidades documentales complejas 

Son series conformadas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. 

•  Análisis del contenido de las unidades documentales para establecer su pertenencia al trámite o proceso ya sea administrativo o técnico.  
•  Verificar que cada unidad documental compleja o expediente refleje el orden original del trámite.  
•  Selección del sistema de ordenación de acuerdo con las características de la serie.  
•  Aplicación del sistema de ordenación de la serie.  
•  Almacenamiento de cada expediente en la adecuada unidad de conservación de acuerdo con el sistema de ordenación seleccionado.  
•  Almacenamiento de la serie en la adecuada unidad de conservación.  
•  Filiación de todos y cada uno de documentos que conforman los expedientes.  
•  Identificación de las diferentes unidades de conservación. 

5 SISTEMA DE ORDENACIÓN

•  SISTEMAS DE ORDENACIÓN 

Teniendo en cuenta que la ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, como vimos anteriormente, para efectuar tales propósitos, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos onomásticos 

Si bien estos sistemas de ordenación son fáciles de comprender, su aplicación no ha sido del todo adecuada, pues algunos se han aplicado indiscriminadamente a agrupaciones documentales grandes (de fondo o sección) y no a series documentales, igualmente se ha aplicado el mismo sistema de ordenación a todas las series sin observar las características propias de cada una de ellas.

• Sistemas de ordenación numéricos 

Este sistema de ordenación -quizás el más fácil de realizar- consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica. Por ejemplo las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.   

-ENERGÍA                                                                           -  ACUEDUCTO   

Cuenta Interna No. 0464304-4                                  Cuenta Interna No. 00927824

Cuenta Interna No. 0464305-4                                  Cuenta Interna No. 00927825                           Cuenta Interna No. 0464306-4                                  Cuenta Interna No. 00927826

• Sistemas de ordenación cronológico

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada,  teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.    

•  2002, 02, 28 
•  2002, 03, 01 
•  2002, 03, 02  
•  2002, 03, 03  

• Sistemas de ordenación alfabéticos 

La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.  

•  ACOSTA LOPEZ, Andrés 
• CASCASTE PEREZ, José  
• CHAPARRO MEJÍA, María 
•  ECHEVERRI ARANGO, Pedro  
• LOPEZ GOMEZ, Javier  
• MARTINEZ, Jose

• Sistemas de ordenación toponimico

Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares.  Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc. Siempre  teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas. 

 Amazonas 

1.  Arauca  
2.  Boyacá   
3. Cauca   
4. Cesar  
5. Guajira  
6.  Putumayo   
7. Valle del Cauca 

1. Sistemas de ordenación mixtos 

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.  En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados

• 2000 MARTINEZ  DURAN,  Jorge  
• 2001 MONROY  LOPEZ,  Susana   
•  2001 TORRES  GODOY,  Guillermo 

4 MANUALES

• Los Manuales de Procedimientos

Para evitar la pérdida del Orden Original o para reconstruirlo donde este se ha perdido lo más recomendable es consultar los Manuales de Procedimientos. Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función. Se denominan Manuales de Procedimientos porque los procesos allí establecidos involucran una serie de actividades y pasos relacionados entre sí, a través de los cuales se transforman unos recursos y se obtiene un producto

En el proceso de ordenación, son precisamente los Manuales de Procedimientos los que guían o restablecen el orden de  los documentos, lo cual constituye la re afirmación del Principio de Orden Original. Las series documentales y los expedientes bien ordenados reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos. 

3 PRINCIPIO DE ORDEN

3... EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Los documentos no se producen todos de una sola vez sino paulatinamente, según las exigencias del asunto en cuestión o según las etapas por las que va pasando el trámite. Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial, recurrir a varias instancias e, incluso, recurrir a diferentes lugares. De todas maneras, los documentos se producen uno después de otro.  

El respeto al Principio de Orden Original no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfacción de una gestión. Es la relación causa-efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por último, uno más que concluye.  

 Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar las siguientes:  

•  Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina.  
•  Ausencia de manuales de procedimientos.  
•  Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión es el que indica (y obliga) el orden debido.  
•  Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho menos determinar si el trámite está en curso o en que momento se encuentra.  
•  Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (las que se denominan series facticias), como también a que se formen series con expedientes desagregados (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).  
•  Agrupación por tipos documentales: (solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias).  
•  Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de documentos, mal manejo en la remisión de copias)   
•  Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos. 
•  Falta de herramientas de control tales como Inventarios, Tablas de Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD).  
•  Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación.  
•  Organización de archivos basada en la identificación física de unidades de conservación (carpetas). 

2 PROCESO DE ORDENACIÓN

2.... PROCESO DE ORDENACIÓN

 La ordenación es el proceso mediante el cual se da disposición física a los documentos.  Dicho de otra manera, la ordenación determina qué documento va primero y cuáles van después, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización administrativa merced a la organización documental y, en segundo lugar, al conocimiento histórico institucional. La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de los documentos y a su rápida localización posterior 

1 PROCESO DE ORGANIZACION

1.... Procesos de la organización

Los procesos de la organización de archivo son: clasificacion, ordenación y descripción para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificacion y ordenación no admiten igualdad de significado de lo que no hay duda es que las dos van encaminadas a espetar la situación en que se producen los documentos o al restablecerla si aquella se ha desecho clasificar y ordenar son dos operaciones dentro de una mas amplia que podemos llamar organización perfectamente diferenciadas.

ORGANIZACIÓN :  proceso que mediante las etapas de de clasificación y ordenación aplica las condiciones establecidas en  la  fase de identificación a la estructura de un fondo.

CLASIFICACIÓN: operación archivista que consiste en el establecimiento de la categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, es el primer paso de organización.

ORDENACIÓN: se realiza dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.